Microsoft Outlook: Cara Menyorot Pesan-Pesan Utama Dengan Pemformatan Bersyarat

Dengan begitu banyak pesan email yang tiba di Kotak Masuk Outlook Anda setiap hari, mudah untuk melewatkan pesan-pesan yang berprioritas tinggi atau email yang ingin kami tanggapi lebih cepat. Microsoft Outlook mencakup berbagai cara bagi kami untuk mengatur dan memprioritaskan pesan kami. Salah satu cara untuk menyoroti pesan penting atau prioritas adalah melalui penggunaan Pemformatan Bersyarat.

Bagaimana jika saya memiliki pesan dari Bos Besar dan saya ingin mereka menonjol? Sekarang di Kotak Masuk tipikal, ini dapat dengan mudah digabungkan dengan banyak pesan lain yang baru saja mengalir melalui Outlook. Dengan Pemformatan Bersyarat, Anda dapat membuat kondisi untuk memformat pesan dari Big Boss (atau klien teratas atau kontak prioritas lainnya) sehingga mereka tampil dalam font yang lebih besar atau warna berbeda atau keduanya.

Untuk Mengatur Pemformatan Bersyarat Outlook:


    Buka tab Lihat. Sekarang, di sinilah kita dapat menyesuaikan dan mengubah tampilan Kotak Masuk kita.


    Dari sini, kami akan memilih Lihat Pengaturan. Dan Anda mungkin ingin menjelajahi ini sehingga Anda dapat menyesuaikan kolom apa yang ditampilkan, bagaimana informasi Anda diurutkan atau difilter dan pengaturan lainnya.


    Tetapi fokus kami saat ini adalah Pemformatan Bersyarat. Pilih opsi ini. Di sinilah Anda dapat melihat, misalnya, mengapa pesan yang belum dibaca akan muncul dengan huruf tebal berwarna biru. Jadi ketahuilah bahwa Anda dapat mengubahnya jika Anda ingin memiliki tampilan atau preferensi yang berbeda.


    Untuk menyorot pesan penting dari Big Boss, pertama, kami akan memilih Tambah. Selanjutnya, kita akan menyebutkan aturan ini seperti The Big Boss. Gunakan sesuatu yang deskriptif sehingga lebih mudah bagi Anda untuk kembali lagi nanti.


    Ada dua hal yang ingin Anda lakukan di sini. Yang pertama adalah memilih bagaimana Anda ingin pesan Anda berubah penampilan. Kami ingin pemformatan atau penampilannya berbeda – mungkin font yang lebih besar atau teks berwarna yang berbeda. Pilih dari salah satu opsi yang tersedia untuk Anda seperti teks merah besar. Setelah Anda mengatur pemformatan itu, pilih OK.


    Anda belum selesai karena kami juga perlu mengatur kondisi, yaitu, bagaimana keadaan di mana perubahan font ini akan diterapkan? Untuk melakukan ini, kami memilih Kondisi dan kemudian menetapkan kondisi atau kriteria tersebut. Dalam contoh saya, ini akan menjadi alamat email spesifik untuk Bos Besar tetapi Anda bisa menggali ke dalam filter dan itu bisa menjadi sesuatu yang mungkin ada di baris subjek atau di badan pesan. Setelah Anda membuat kondisi, cukup OK, OK, dan perhatikan apa yang terjadi.

Jadi sekarang pesan-pesan utama itu akan benar-benar muncul, menonjol, dan jika Anda belum berada di Kotak Masuk saya sepanjang hari atau bahkan pergi ke rapat dan pergi selama beberapa jam, Anda dapat melihat bahwa ini mungkin menjadi top Anda tanggapan prioritas. Pemformatan Bersyarat berlaku untuk pesan baru serta pesan yang sudah ada di Kotak Masuk Anda.

Jika Anda memiliki banyak kondisi, maka nilai Pemformatan Bersyarat akan terdilusi, tetapi ini bisa menjadi cara bagi Anda untuk menandai pesan-pesan utama dari klien utama Anda, dari penyelia atau beberapa email lain yang masuk yang Anda inginkan pastikan memiliki prioritas utama. Di mana Anda bisa menggunakan Pemformatan Bersyarat di Microsoft Outlook untuk menyorot pesan-pesan penting itu? Anda akan menemukan tips dan teknik lain di Outlook di sini.

Dawn Bjork adalah The Software Pro® dan Microsoft Certified Trainer (MCT) serta Instruktur Utama Microsoft Office Specialist (MOS), Instruktur Microsoft Applications Specialist (MCAS), dan ahli Microsoft Office bersertifikat. Dawn berbagi cara cerdas dan mudah untuk menggunakan perangkat lunak secara efektif melalui pekerjaannya sebagai pembicara teknologi, pelatih perangkat lunak, konsultan, dan penulis 9 buku.

Post A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *